n8n vs. Make vs. Zapier: der nüchterne Vergleich

Wer Prozesse automatisieren will, landet früher oder später bei drei Namen: Zapier, Make und n8n. Alle drei verbinden bestehende Systeme über deren Schnittstellen und bilden Abläufe als sichtbare Workflows ab — im Konzept unterscheiden sie sich kaum. Die Unterschiede, die im Betrieb wirklich Geld und Nerven kosten, liegen woanders: im Preismodell, in der Frage, wo Ihre Daten laufen, und darin, wer das Werkzeug bedienen und betreiben kann.

Vorab zur Einordnung: Wir setzen n8n täglich produktiv ein. Dieser Vergleich kommt also aus der Praxis, nicht aus Featurelisten — und gerade deshalb fällt er nicht pauschal für n8n aus. Für manche Fälle ist Zapier oder Make schlicht die bessere Wahl.

Zapier: der einfachste Einstieg

Zapier ist der Pionier der Kategorie und hat mit Abstand die meisten Integrationen — rund 8.000 Anwendungen, darunter auch Nischenwerkzeuge, die sonst niemand anbindet. Der Editor führt Schritt für Schritt durch den Aufbau; wer eine E-Mail schreiben kann, baut damit auch einen Workflow. Dafür ist Zapier ein reines US-Cloud-Produkt: kein Selbstbetrieb, keine Wahl des Rechenzentrums.

Abgerechnet wird pro Task — jeder einzelne Schritt in jedem Durchlauf zählt. Der Einstieg liegt bei rund 20 € im Monat für 750 Tasks; bei wachsendem Volumen wird genau dieses Modell zum Kostentreiber.

Make: der visuelle Mittelweg

Make (früher Integromat) stammt aus Prag und positioniert sich zwischen Zapiers Einfachheit und n8ns technischer Tiefe: eine visuelle Leinwand, auf der auch verzweigte Szenarien übersichtlich bleiben, mit mehr Logik-Bausteinen als Zapier und einer moderaten Lernkurve. Betrieben wird Make ebenfalls nur in der Cloud — aber mit wählbarem EU-Rechenzentrum, was die Auftragsverarbeitung deutlich vereinfacht.

Abgerechnet wird pro Operation — jede Aktion eines Bausteins zählt einzeln, ähnlich wie bei Zapier. Der Einstieg ist günstig: rund 10 € im Monat für 10.000 Operationen.

n8n: die flexible Option für Technikaffine

n8n kommt aus Berlin und unterscheidet sich in zwei Punkten grundsätzlich: Es lässt sich selbst hosten, und es rechnet pro Ausführung ab — ein kompletter Workflow-Durchlauf zählt als eine Ausführung, egal ob er drei oder dreißig Schritte hat. Die Cloud-Variante startet bei 20 € im Monat für 2.500 Ausführungen und läuft in einem Frankfurter Rechenzentrum; die quelloffene Variante (Fair-Code-Lizenz, nicht Open Source im OSI-Sinn — für den Einsatz im eigenen Haus ändert das praktisch nichts) läuft kostenlos auf eigener Infrastruktur, ab etwa 10 € Serverkosten im Monat.

Der Preis dafür ist eine steilere Lernkurve: n8n denkt in Datenstrukturen, und wer Sonderfälle sauber lösen will, kommt mit etwas JSON- und API-Verständnis deutlich weiter. Die Integrationsliste ist mit über 1.000 Anbindungen kürzer als bei Zapier — dafür schließt der HTTP-Baustein praktisch jede Lücke, wenn das Zielsystem eine Schnittstelle hat.

Preismodelle: wo die Kosten wirklich entstehen

Die Abrechnungslogik ist der Unterschied, der in Vergleichstabellen am kleinsten aussieht und auf der Rechnung am größten wird. Ein Beispiel (Preise Stand Juli 2026): ein Workflow mit acht Schritten, der 1.000-mal im Monat läuft.

• Zapier zählt 8.000 Tasks — je nach Tarif rund 70–100 € im Monat.
• Make zählt 8.000 Operationen — passt in den Einstiegstarif, rund 10–20 € im Monat.
• n8n zählt 1.000 Ausführungen — im Cloud-Einstiegstarif für 20 € enthalten; selbst gehostet bleiben es die Serverkosten.

Läuft derselbe Workflow zehnmal so oft, zahlt man bei Zapier mehrere Hundert Euro monatlich, während selbst gehostetes n8n weiter auf Serverkosten-Niveau bleibt. Als Faustregel aus der Praxis: Spätestens ab etwa 200 € Monatsrechnung bei Zapier oder Make lohnt es sich, das eigene Szenario einmal in allen drei Preismodellen durchzurechnen.

DSGVO und Datenhoheit

Für den Mittelstand ist das oft die eigentliche Entscheidungsfrage. Die drei Werkzeuge geben darauf drei verschiedene Antworten:

• Zapier verarbeitet Daten in den USA — einsetzbar, aber mit dem üblichen Aufwand für Drittlandtransfers, und für sensible Daten eine Abwägung.
• Make bietet EU-Rechenzentren; die Daten bleiben in der EU, der Anbieter bleibt trotzdem Auftragsverarbeiter.
• n8n kann im eigenen Haus laufen. Dann verlassen die Daten die eigene Infrastruktur gar nicht erst — die einfachste Antwort auf die meisten Datenschutzfragen, weil viele davon gar nicht erst entstehen.

Welche Variante für Ihren Fall trägt, hängt von den Daten ab, die durch die Workflows fließen. Laufen nur unkritische Daten durch — etwa öffentliche Inhalte oder interne Kennzahlen —, ist der Unterschied klein. Bei Kunden-, Personal- oder Gesundheitsdaten wird er entscheidend.

Betrieb: selbst hosten heißt betreiben

Der Kostenvorteil von selbst gehostetem n8n hat eine ehrliche Kehrseite: Jemand muss Updates einspielen, Backups prüfen und den Server überwachen. Das ist kein Hexenwerk — ein Docker-Setup läuft auf jedem kleinen Server —, aber es ist eine Verantwortung, die im Haus oder bei einem Partner liegen muss. Wer das nicht will, nimmt die n8n-Cloud oder Make und bezahlt den Betrieb im Abo mit.

Wann welches Werkzeug?

• Zapier, wenn wenige, einfache Automatisierungen mit geringem Volumen laufen sollen, keine sensiblen Daten im Spiel sind und niemand im Haus technisch tief einsteigen will. Der schnellste Weg zum ersten Ergebnis.
• Make, wenn Sie visuell arbeiten wollen, mittlere Volumina haben und Cloud in Ordnung ist, aber die Daten in der EU bleiben sollen. Der beste Kompromiss aus Komfort und Kontrolle.
• n8n, wenn das Volumen wächst, sensible Daten durch die Workflows laufen, Sonderlogik gefragt ist oder Datenhoheit Priorität hat — und es jemanden gibt (intern oder als Partner), der den Betrieb verantwortet.

Und in jedem Fall gilt, was wir im Praxis-Leitfaden zur Prozessautomatisierung beschrieben haben: Erst der Prozess, dann das Werkzeug. Ein sauber definierter Ablauf lässt sich in jeder der drei Plattformen abbilden — ein ungeklärter in keiner.

Checkliste für die Entscheidung

• Wie viele Durchläufe pro Monat erwarten Sie — heute, und realistisch in einem Jahr?
• Fließen personenbezogene oder vertrauliche Daten durch die Workflows?
• Wer betreibt das Werkzeug — jemand im Haus, ein Partner, oder soll es der Anbieter sein?
• Brauchen Sie Sonderlogik jenseits der Standard-Bausteine (eigene Schnittstellen, Altsysteme, KI-Schritte)?
• Haben Sie Ihr konkretes Szenario in allen drei Preismodellen durchgerechnet?

Wenn die Antworten Richtung Volumen, Datenhoheit oder Sonderlogik zeigen, führt an n8n kaum ein Weg vorbei. Wenn nicht, nehmen Sie das einfachste Werkzeug, das Ihren Prozess abbildet — Werkzeugtreue ist keine Tugend, ein laufender Prozess schon.

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