Digitaler Dokumenten-Eingang
Post, E-Mail, Scan und Fax landen bei Ihnen täglich auf dem Schreibtisch. Ein digitaler Eingangs-Workflow sortiert, erfasst und archiviert sie — bevor jemand sie anfassen muss.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Belege und Verträge kommen per E-Mail, Post, Scan und Fax — und werden von Hand sortiert.
- PDF-Formulare werden ausgedruckt, ausgefüllt, zurückgescannt, abgetippt.
- Suchen kostet Minuten, Ablage kostet Nerven, und ab und zu fehlt ein Dokument.
So funktioniert der digitale Dokumenten-Eingang
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Eingang bündeln
E-Mail-Postfach, Scanner und Ihre bestehende Faxnummer (Fax-zu-Digital) laufen in einer Eingangsstrecke zusammen. Ihre Nummern und Abläufe bleiben.
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Automatisch lesen
Texterkennung plus KI extrahiert Absender, Datum, Beträge, Dokumenttyp — auf einem Server in Deutschland; die KI-Auslese läuft über einen Anbieter mit Sitz in der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Lokale KI auf Anfrage.
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Sortiert ablegen
Jedes Dokument landet im richtigen Ordner bzw. Archiv, volltext-durchsuchbar; Unklares geht in eine Prüfliste statt verloren.
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Weiterverarbeiten
Auf Wunsch: Übergabe an DATEV (Kanzleien), Zuordnung nach Objekten (Immobilien) oder vom Auftragseingang zum Arbeitsauftrag (Handwerk).
So ist es gebaut
Ein n8n-Workflow orchestriert die gesamte Strecke: Jeder Eingangskanal mündet in ein Paperless-ngx-Archiv mit deutscher Texterkennung. Ein Regel-Parser liest eindeutige Felder wie Datum, Beträge und IBAN exakt aus; ein KI-Modell klassifiziert das Dokument und extrahiert die übrigen Felder in geprüfter, strukturierter Form. Erst wenn beide Wege zusammenpassen, wird automatisch abgelegt — alles andere geht in die Prüfliste.
- Ein Stack pro Kunde: n8n und Paperless-ngx (Datenbank: SQLite) — self-hosted in Deutschland/EU, kein geteiltes System.
- KI austauschbar: EU-Cloud-API oder lokales Modell ganz ohne Cloud — z. B. für Kanzleien mit Verschwiegenheitspflicht (§ 203 StGB).
- Kein Dokument geht verloren: Jeder Eingang ist bis ins Archiv oder in die Prüfliste nachvollziehbar.
- Tägliche oder wöchentliche Zusammenfassung: verarbeitete Dokumente, Prüfliste, Auffälligkeiten.
Zugeschnitten auf Ihre Branche
Steuerberater-Kanzleien
Belege je Mandant zugeordnet, Export DATEV-kompatibel vorbereitet; Duplikate werden erkannt, fehlende Belege je Monat als Checkliste. Auf Wunsch komplett ohne Cloud-KI.
Immobilienverwaltung
Jedes Dokument automatisch dem Objekt und der Einheit zugeordnet; betriebskostenrelevante Belege je Abrechnungsjahr getaggt, Korrespondenz je Objekt gebündelt.
Handwerksbetriebe
Aus Anfragen per E-Mail oder Formular entsteht ein Arbeitsauftrags-Entwurf mit Kunde, Adresse und Gewerk; Lieferantenrechnungen werden dem passenden Auftrag zugeordnet.
- Eigene Instanz nur für Ihren Betrieb, auf einem Server in Deutschland — kein geteiltes System.
- Keine Umstellung für Kunden & Mandanten — alle bisherigen Kanäle bleiben offen.
- Etablierte Open-Source-Technik (n8n, Paperless-ngx) — Sie bleiben unabhängig von einem einzelnen Anbieter.
Der Pilot: ein Belegstrom in 2–3 Wochen
Ein Dokumenten-Strom — z. B. Eingangsrechnungen — wird komplett automatisiert, zum Festpreis (Paket „Belegeingang komplett“, Preise unten). Sie sehen am eigenen Bestand, was die Automatisierung leistet, bevor Sie mehr entscheiden.
Abnahme, gemessen an mindestens 100 echten Dokumenten:
- ≥ 95 % der Dokumente korrekt klassifiziert (Typ und Absender)
- ≥ 90 % vollautomatisch abgelegt — die Prüfliste bleibt die Ausnahme
- 0 verlorene Dokumente: jeder Eingang nachvollziehbar
- Jedes Dokument spätestens 5 Minuten nach Eingang per Volltextsuche auffindbar
weniger Sortier- und Ablagearbeit pro Mitarbeiter:in und Tag — eine Schätzung; im Prozess-Check messe ich den Wert für Ihren Betrieb.
Was es kostet
- Erstgespräch 30 Minuten, telefonisch oder vor Ort.
- 0 €
- Prozess-Check ½ Tag: Belege zählen, Handgriffe messen, schriftliche Ersparnis-Rechnung und Festpreisangebot. Voll angerechnet, wenn der Pilot innerhalb von 60 Tagen folgt.
- 390 €
- Belegeingang komplett Ein Belegstrom, eingerichtet und abgenommen — inklusive erstem Monat Betrieb & Pflege.
- ab 2.900 € einmalig
- Betrieb & Pflege Inkl. Server und KI-Auslese für bis zu ca. 1.000 Belege im Monat; darüber auf Anfrage. Server in Deutschland, Backups mit Wiederherstellungstest, Updates, Überwachung, Antwort am nächsten Werktag, Datenexport jederzeit garantiert. Mindestlaufzeit 6 Monate, danach monatlich kündbar.
- 129 € pro Monat
- Zusatzarbeiten Erweiterungen und Änderungen nach Aufwand.
- 85 € pro Stunde
Erstes Jahr gesamt 2.900 € + 11 × 129 € = 4.319 € netto Der erste Monat Betrieb & Pflege ist im Paket enthalten.
Konditionen
- Zahlung nach Ergebnis 50 % bei Start, 50 % erst nach Abnahme. Werden die vereinbarten Abnahmekriterien nicht erreicht, ist die zweite Hälfte nicht fällig.
- Auf Wunsch in Raten Das Paket „Belegeingang komplett“ können Sie auf Wunsch in 6 Monatsraten zahlen.
- Ehrliche Volumen-Regel Lohnt sich ab ca. 15 Belegen pro Tag. Darunter empfehle ich Ihnen ehrlich die Belegerfassung in Ihrer vorhandenen Software (lexoffice, sevDesk, DATEV Unternehmen online).
Unverbindlich anfragen — zwei Minuten, drei Fragen.
Unverbindliche Information. Umsetzung individuell nach Bestandsaufnahme.