Angebotsvergleich ohne Abtippen: Lieferantenpreise digital einholen
Ein Angebotsvergleich — in Bau und Handwerk oft „Preisspiegel” genannt — entsteht in den meisten kleinen Firmen so: Preisanfrage per E-Mail an drei bis sechs Lieferanten, Antworten als PDF, Excel oder Fließtext, dann alles von Hand in eine Tabelle übertragen. Es geht auch umgekehrt: Jeder Lieferant bekommt einen persönlichen Link und trägt Preise und Lieferzeiten selbst ein. Der Vergleich steht fertig da, sobald die Antworten eingehen.
Wie das aussieht, zeige ich an einem Anfrageportal, das ich im Oktober 2026 für ein Handelsunternehmen gebaut habe — dasselbe, für das auch die KI-Rechnungserkennung entstanden ist. Der Artikel ist für alle, die regelmäßig Angebote einholen: Einkauf im Handel, Handwerksbetriebe, die Material anfragen, Büros, die Dienstleister vergleichen.
Warum der Excel-Preisspiegel Zeit frisst
Die Excel-Tabelle selbst ist nicht das Problem. Das Problem ist alles, was passieren muss, bevor die Zahlen darin stehen:
- Jede Antwort sieht anders aus: eigene Artikelbezeichnungen, andere Reihenfolge, Preise in Euro, Dollar oder Yuan, die Lieferzeit irgendwo im Fließtext.
- Abtippen ist eine Fehlerquelle: Ein Preis in der falschen Zeile kann die Vergabe entscheiden.
- Anfragen ändern sich: Kommt nach dem Versand eine Position dazu, beginnt eine zweite Runde E-Mails.
- Lücken sind unsichtbar: Ein Lieferant, der zwei von zehn Positionen nicht anbietet, wirkt in der Summe am günstigsten.
- Wissen versickert: Welcher Lieferant vor einem halben Jahr welchen Preis für denselben Artikel genannt hat, steht in irgendeinem Postfach.
So funktioniert das Anfrageportal
1. Anfrage anlegen. Die Positionen — Artikel und Menge — kommen aus dem eigenen Artikelstamm. Fehlt ein Artikel, wird er direkt aus der Anfrage heraus angelegt, ohne die Seite zu verlassen. Jede Anfrage bekommt eine laufende Nummer und ist danach über Nummer oder Lieferant auffindbar.
2. Lieferanten einladen. Jeder eingeladene Lieferant bekommt einen eigenen Link mit einer zufälligen, nicht erratbaren Adresse. Kein Konto, kein Passwort, keine Software. Wird ein Lieferant versehentlich zweimal eingeladen, lehnt das System das ab.
3. Der Lieferant trägt seine Preise ein. Pro Position trägt er den Preis, die Lieferzeit in Wochen (0 heißt „ab Lager”) und bei Bedarf einen Kommentar ein, dazu einmal die Währung für das ganze Angebot. Kann er eine Position nicht liefern, trägt er 0 ein: Das bedeutet „kein Angebot” und wird nie als Preis gewertet. Die Seite prüft die Eingaben — keine negativen Preise, nur gültige Währungen — und ist auf Englisch, weil viele Lieferanten im Ausland sitzen. Bei jedem Kommentarfeld steht, wer es lesen kann.
4. Absenden und Benachrichtigung. Nach dem Absenden ist die Seite schreibgeschützt. Der Einkauf erhält sofort eine E-Mail mit allen Positionen, der Angebotssumme, dem Stand („3 von 5 Lieferanten haben geantwortet”) und Links zur Übersicht und zur Excel-Datei. Muss ein Lieferant nachbessern, gibt man ihm sein Angebot mit einem Klick zur Bearbeitung frei.
5. Der Angebotsvergleich. Eine Tabelle, alle Lieferanten nebeneinander: Preis, Lieferzeit und Zeilensumme je Position. Der günstigste Preis jeder Zeile ist markiert, nicht angefragte Positionen sind als solche gekennzeichnet. Unter jedem Lieferanten steht die Gesamtsumme mit dem Zusatz „8 von 10 Positionen” — damit ein unvollständiges Angebot nicht billiger aussieht, als es ist. Jedes Angebot lässt sich als Excel-Datei herunterladen.
Die Details, die im Alltag entscheiden
Die erste Version des Portals lief, hatte aber Lücken, die erst im echten Einsatz auffielen. Die Überarbeitung im Oktober 2026 hat vor allem diese Punkte geregelt:
- Positionen nachträglich ergänzen: Eine neue Zeile erscheint automatisch bei allen eingeladenen Lieferanten. Wird ein Artikel getauscht, lehnt das System ein Angebot ab, das noch auf der alten Seite ausgefüllt wurde. So landet kein Preis beim falschen Artikel.
- Nichts geht verloren: Artikel und Lieferanten, zu denen Angebote vorliegen, lassen sich nicht versehentlich löschen, und eine Anfrage lässt sich als Vorlage für die nächste kopieren.
- Nur abgesendete Preise zählen: Was ein Lieferant eingetippt, aber noch nicht abgesendet hat, taucht nirgends als Preis auf.
- Excel ohne Überraschungen: Schreibt ein Lieferant in einen Kommentar etwas wie „=1+1”, würde Excel das als Formel ausführen. Der Export speichert solche Einträge als Text — ein bekanntes Sicherheitsproblem bei Tabellen-Exporten (OWASP: CSV Injection).
- Klare Zugriffsrechte: Anfragen und Vergleich sind nur für die Leitungsebene freigegeben; die Seite für den Lieferanten bleibt ohne Login erreichbar.
Der Nebeneffekt: eine Preishistorie
Jedes abgesendete Angebot fließt in eine Preisrecherche. Kommt eine neue Kundenanfrage, sieht man pro Artikel die letzten fünf Preise je Quelle — mit Lieferzeit („4 Wochen” oder „ab Lager”), Kommentar und Verweis auf die ursprüngliche Anfrage. Was früher in Postfächern lag, ist jetzt eine Suche. Für ein Handelsunternehmen heißt das: Ein Kundenangebot lässt sich kalkulieren, ohne für jeden Artikel neu anzufragen.
Wann sich das lohnt — und wann eine Excel-Vorlage reicht
Ehrlich gesagt: Wer zweimal im Jahr drei Angebote vergleicht, braucht kein Portal. Dafür reicht eine Angebotsvergleich-Vorlage in Excel. Ein Portal lohnt sich, wenn mehreres zusammenkommt:
- mehrere Preisanfragen im Monat,
- Anfragen mit vielen Positionen,
- wiederkehrende Lieferanten, auch im Ausland,
- Preise in verschiedenen Währungen,
- der Wunsch, alte Preise wiederzufinden.
Eine Abgrenzung: Im Bau gibt es für Preisspiegel über Leistungsverzeichnisse eigene AVA-Software mit GAEB-Schnittstelle. Das hier beschriebene Muster zielt auf den Einkauf von Material und Waren. Technisch ist es keine Großsoftware: eine Webanwendung im bestehenden Bestellsystem des Unternehmens, die Benachrichtigungen verschickt ein Automatisierungs-Workflow in n8n.
Häufige Fragen
Was ist ein Preisspiegel? Ein Preisspiegel ist die tabellarische Gegenüberstellung mehrerer Angebote, Position für Position, mit Einzel- und Gesamtpreisen. Er ist die Grundlage für die Vergabeentscheidung — und zeigt, wo ein Angebot günstig ist und wo es Lücken hat. Im Einkauf heißt dasselbe meist Angebotsvergleich.
Müssen sich Lieferanten registrieren? Nein. Jeder Lieferant bekommt einen persönlichen Link, der genau seine Anfrage öffnet. Er braucht weder ein Konto noch eine Software, nur einen Browser. Nach dem Absenden ist sein Angebot gesperrt, bis der Einkauf es wieder freigibt.
Geht das mit unserem bestehenden System? In diesem Projekt ist das Portal Teil des vorhandenen Bestellsystems und nutzt dessen Artikel- und Lieferantenstamm. Ob bei Ihnen ein eigenständiges Werkzeug oder eine Anbindung an Ihre Warenwirtschaft sinnvoller ist, klären wir im kostenlosen Erstgespräch.